Aviso de Privacidade

1. Responsável pelo tratamento e contacto

O responsável pelo tratamento é o Colégio do Traquina, Rua da Soima, 3505-508 Viseu. A supervisão interna está a cargo da Diretora Técnica, Diana Marques. Para questões de privacidade ou para exercer direitos, contacte geral@colegiodostraquinas.pt ou qualquer um dos números de telefone publicados no site, incluindo 232 421 292.

2. Dados tratados

Para iniciar a pré-inscrição são pedidos o ano letivo, a valência, o nome e a data de nascimento da criança, o nome de quem preenche e pelo menos um contacto. O formulário também permite facultativamente indicar:

• identificadores e contactos da criança e dos pais ou encarregados, incluindo morada, NIF, NISS, número de utente e Cartão de Cidadão;
• profissão, entidade patronal e composição do agregado familiar;
• respostas livres sobre expectativas, adaptação, cuidados e outras informações relevantes;
• grupo sanguíneo, que é um dado de saúde e só é tratado quando é indicado e existe consentimento explícito separado.

Em cada submissão são ainda registados o endereço IP, o User-Agent do navegador, a data e hora da confirmação de leitura deste aviso, a versão do aviso aplicável e, quando exista, a data e hora do consentimento relativo ao dado de saúde. Estes elementos permitem proteger o formulário e demonstrar o contexto da submissão. As submissões históricas anteriores a este mecanismo podem não ter estes registos de data ou versão.

3. Finalidades e fundamentos jurídicos

• Pré-inscrição e matrícula: diligências pré-contratuais pedidas pela família e execução da relação escolar (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD).
• Gestão escolar, administrativa, fiscal e faturação: execução da relação escolar e cumprimento de obrigações legais (artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c)).
• Segurança do formulário e da plataforma: interesse legítimo em prevenir abuso, fraude e incidentes e em manter prova técnica da submissão (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)).
• Grupo sanguíneo: consentimento explícito e separado do representante legal (artigo 9.º, n.º 2, alínea a)). Não fornecer este dado não prejudica a pré-inscrição.
• Fotografias e vídeos identificáveis: autorização escrita do representante legal, conservada fora da plataforma, para as utilizações nela indicadas.

A caixa geral do formulário confirma apenas que este aviso foi lido e compreendido; não é usada como consentimento genérico para todos os tratamentos. O consentimento relativo ao grupo sanguíneo permanece autónomo e explícito.

4. Acesso, destinatários e prestadores

Apenas trabalhadores autorizados, direção e prestadores que necessitem dos dados para as finalidades indicadas lhes podem aceder. Quando legalmente exigido, os dados também podem ser comunicados a autoridades públicas, tribunais, contabilistas ou outros destinatários sujeitos a dever de confidencialidade.

O funcionamento do site envolve os seguintes prestadores:

• Neon: base de dados das pré-inscrições;
• Render: alojamento da aplicação, API e painel de gestão autenticado;
• Netlify: alojamento e entrega do site público;
• Cloudinary: alojamento de imagens e documentos públicos carregados pela escola;
• Resend ou o fornecedor SMTP configurado: envio de uma notificação genérica à escola, sem incluir os dados da ficha;
• Cloudflare Turnstile: prevenção de submissões automatizadas através de endereço IP, User-Agent e outros sinais técnicos de segurança;
• Google Maps: apresentação do mapa incorporado na página de inscrições.

O mapa é carregado imediatamente ao abrir a página de inscrições. Por isso, o navegador estabelece logo uma ligação à Google, que pode receber o endereço IP, dados do dispositivo e do navegador e definir ou ler tecnologias semelhantes a cookies segundo as suas próprias regras. Consulte a Política de Privacidade da Google (abre num novo separador).

5. Transferências internacionais

Alguns prestadores podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Quando aplicável, essas transferências devem basear-se numa decisão de adequação, no Quadro de Privacidade de Dados UE–EUA para entidades participantes ou em cláusulas contratuais-tipo e medidas complementares adequadas. Pode pedir informação sobre a garantia utilizada através do contacto indicado no ponto 1.

6. Conservação e eliminação manual

As pré-inscrições que não resultem em matrícula são eliminadas manualmente por pessoal autorizado depois de terminar o ano letivo relevante. Os registos marcados como matriculada mantêm-se enquanto durar a relação escolar e durante o tempo adicional exigido por obrigações legais ou necessário para responsabilidades associadas, sendo removidos manualmente quando deixarem de ser necessários. Os registos fiscais, de faturação e o processo escolar podem ter prazos legais próprios.

O IP, User-Agent, versão do aviso e registos de confirmação seguem o prazo da respetiva pré-inscrição. Não existe eliminação automática nem lembretes automáticos: o cumprimento desta regra depende de ação autorizada da escola. Os prestadores podem conservar registos técnicos durante os prazos definidos nos respetivos contratos e políticas.

7. Segurança

São utilizadas ligações HTTPS, autenticação por sessão, proteção CSRF nas ações de gestão, acesso limitado, validação anti-spam e notificações sem os dados da ficha. Nenhum sistema é totalmente isento de risco; incidentes serão avaliados e tratados segundo as obrigações legais aplicáveis.

8. Direitos dos titulares

O titular dos dados ou o representante legal da criança pode, quando os respetivos requisitos legais se verifiquem, pedir:

• acesso, retificação, apagamento ou limitação do tratamento;
• oposição ao tratamento e portabilidade dos dados;
• retirada de um consentimento a qualquer momento, sem afetar o tratamento anterior à retirada;
• informação sobre a origem, destinatários e garantias de transferências internacionais.

O pedido pode ser enviado para geral@colegiodostraquinas.pt. Para proteger a criança, a escola pode pedir os elementos estritamente necessários para confirmar a identidade e os poderes de representação antes de responder.

9. Fotografias e vídeos de crianças

A autorização escrita dos pais ou representantes legais para fotografias e vídeos é recolhida e conservada pela escola fora desta plataforma. A publicação no site e nos canais sociais controlados pela escola deve respeitar o âmbito dessa autorização.

O representante legal pode retirar a autorização ou pedir a remoção de uma imagem através de geral@colegiodostraquinas.pt ou de qualquer telefone publicado no site. Depois de verificar o representante e identificar a imagem, a escola deixa de fazer novas utilizações e remove-a dos canais digitais que controla, incluindo o website e as contas sociais da escola. A retirada não afeta a licitude das utilizações anteriores nem permite apagar cópias feitas por terceiros fora do controlo da escola.

10. Reclamações e alterações

Pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt (abre num novo separador). Este aviso pode ser atualizado quando mudem os tratamentos ou os prestadores. A versão e a data publicadas no topo permitem identificar o texto aplicável a cada nova submissão.